Aperçu des Factures

Apprenez comment accéder aux factures, appliquer des réductions, prendre des paiements, et plus encore.

Tout d'abord, quelques comportements importants des factures Beitary pour les frais et les remboursements...

• Les nouveaux frais ajoutés via une fiche de consultation seront ajoutés par défaut à la facture active la plus récente.

• Lorsqu'un retour est traité, la facture d'origine ne montrera pas un solde négatif dû. Le solde négatif de l'article sera ajouté à une facture d'avoir active la plus récente si elle existe.

  • S'il n'y a pas de facture active pour le client, l'article retourné et le solde négatif seront ajoutés à une nouvelle facture d'avoir, vous permettant d'émettre un remboursement à la méthode de paiement du client ou de l'appliquer à leur solde créditeur.

• Pour donner une date d'échéance et un numéro a une facture, cliquer sur l'icône correspondante située du côté droit du statut de la facture.

Accéder aux factures

Il existe plusieurs endroits où vous pouvez accéder à une facture :

• Fiche de consultation : Une facture est automatiquement générée pendant que vous travaillez sur une fiche de consultation. Le dernier onglet de la fiche de consultation est votre onglet de frais. À partir de là, vous verrez les traitements et prescriptions administrés dans cette fiche de consultation ainsi que les frais de la facture. Sélectionnez "Voir la facture" pour y accéder.
• Profil du client : Dans le profil du client, sélectionnez l'onglet Financier. Cliquez sur n'importe quelle facture pour y accéder.
• Section Factures : Sélectionnez Factures dans votre menu Beitary. Recherchez le nom d'un client ou le numéro de la facture (si vous le connaissez) pour générer des résultats correspondants. Sélectionnez la facture que vous cherchez pour y accéder.

Champs de la facture

La facture elle-même est un instantané des services facturables. Les factures créées automatiquement en administrant des traitements dans une fiche de consultation seront un instantané des produits et services facturables de la fiche de consultation.

Des frais supplémentaires peuvent être ajoutés directement à une facture mais ne seront PAS associés au dossier médical du patient (comme une facture rapide).

Statut de la facture

À côté du numéro de la facture se trouve le statut de la facture. Utilisez ces 3 options de statut pour organiser et/ou trier vos factures, pour déterminer les priorités.

• Active
• Charges Complétées
• Réglée

Imprimer ou envoyer une facture par e-mail

Si vous souhaitez imprimer ou envoyer une facture par e-mail, vous pouvez le faire en utilisant les icônes situées du côté droit du statut de la facture.

• L'icône de l'imprimante ouvre la facture imprimable
• L'icône de l'avion en papier vous permet d'envoyer la facture au client.

Afficher la fiche de consultation de la facture

Cliquez sur "Voir la consultation" pour accéder à la fiche de consultation à l'origine des frais de cette facture. Si vous avez plusieurs patients sur une seule facture, les frais seront regroupés par patient ; vous aurez ce bouton pour voir la fiche de consultation de chaque patient.

Modification des éléments de la facture

Lorsque vous cliquez sur les trois points du côté droit de l'élément de la facture, vous pouvez :

• Appliquer une réduction sur cet élément de ligne - Lorsque vous appliquez une réduction sur un élément, vous pouvez soit appliquer un pourcentage, soit un montant sur le prix.

Solde impayé

Le solde impayé montre le montant total dû par le client avec toutes les factures prises en compte. S'ils ont des fonds dus à un retour ou doivent des fonds sur une autre facture, le solde total impayé (+/-) sera reflété ici, pas seulement le solde de la facture que vous visualisez.

Solde créditeur

Un solde créditeur indique un montant dû au client. Lorsque vous traitez un retour, vous pouvez rembourser les fonds du client à leur méthode de paiement OU les appliquer à leur solde créditeur (leur permettant de l'utiliser pour payer des factures futures). Vous pouvez également voir un solde créditeur si un produit ou un service est prépayé.

Résumé de la facture

Lorsque vous visualisez une facture, le résumé de la facture vous montrera les détails de cette facture uniquement (contrairement aux montants de solde impayé et de solde créditeur décrits ci-dessus)

• Sous-total : Somme totale de tous les éléments de ligne de la facture avant réductions
• Remise : Somme totale de toutes les réductions sur tous les éléments de ligne de la facture
• TVA : Somme totale de la taxe sur les éléments imposables basée sur le taux de taxe chaque élément.
• Total de la facture : Équivaut au Sous-total - Réduction + Taxe (Montant total pour lequel le client est/était responsable avant tout paiement)
• Payé : Somme des paiements effectués pour la facture
• Remboursé : Somme des remboursements traités associés à la facture
• Solde dû : Montant toujours dû par le client
• Taxes additionnelles

Prendre un paiement

Cela vous amène à l'écran de paiement, où vous pouvez documenter les transactions et prendre des paiements pour vos services.

Imprimer ou envoyer par e-mail des factures

Si vous devez imprimer plusieurs factures ou des factures spécifiques pour un client, vous pouvez le faire dans l'onglet Financier du profil du client.

Factures rapides

Vous pouvez créer une facture pour un client en dehors d'un dossier médical pour des articles en vente libre qui n'ont pas besoin d'être dans le dossier médical.

Pour générer une nouvelle facture manuellement :

1. Sélectionnez "Clients/Patients" depuis le tableau de bord de votre cabinet
2. Recherchez le client
3. Sélectionnez leur nom pour ouvrir leur tableau de bord client
4. Accédez à la section "Finances" de leur tableau de bord
5. Sélectionnez "Nouvelle Facture"

Une fois dans la nouvelle facture, vous devrez :

1. Ajouter les articles souhaités dans la section "Ajouter des articles à la facture"
2. Imprimer ou envoyer la facture par e-mail (si le client souhaite une copie) 3 Sélectionner "Nouveau Paiement," ce qui vous amènera à la section des paiements

Enfin, prenez leur paiement en :

1. Sélectionnant quelle(s) facture(s) vous voulez appliquer le paiement
2. Choisissant le mode de paiement
3. Insérant le montant à appliquer
4. Ajoutant des notes sur le paiement (ex : "Paiement 1 de 3")
5. Sélectionnant "Check-out"